Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây nhé!
Hiểu một cách đơn giản, quản lý quỹ thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích của mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm…
Nếu bạn biết cách quản lý thời gian hiệu quả thì năng suất và hiệu quả công việc sẽ được nâng cao, giảm thiểu áp lực công việc để có thể nhanh chóng đạt được thành công, cũng như cân bằng hợp lý được cuộc sống. Điều này giúp ta có thể vừa hoàn thành tốt công việc, vừa đủ thời gian chăm sóc gia đình thân yêu và bản thân mình, cũng như đẩy lùi được các thói quen xấu.
Tuy nhiên, để sắp xếp, quản lý thời gian được hiệu quả chúng ta cần:
- Phân biệt được cấp độ công việc
- Thiết lập được mục tiêu
- Xây dựng được kế hoạch hiệu quả
- Tránh xây dựng kế hoạch đa nhiệm: nếu bạn không đủ năng lực chuyên môn thì không nên thực hiện nhiều việc cùng 1 lúc mà nên chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành
- Điều chỉnh được tâm lý: Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc
- Thỏa thuận được với kẻ đánh cắp thời gian: Trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thì sẽ có thể gặp phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng. Những “kẻ cắp thời gian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện… Tốt hơn hết, bạn cần giải quyết vấn đề này để không ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Các phương pháp quản lý thời gian thường dùng
Phương pháp ma trận Eisenhower
Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả.
Nguyên tắc 80/20 (Pareto)
Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.
Quy tắc 40-30-20-10
Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian cá nhân hợp lý. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 chỉ ra rằng bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.
Nguồn: fastdo.vn
